BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER PÅ NETTSIDEN

Webansvarlig har det daglige ansvaret for Mediafarms behandling av personopplysninger på Mediafarm.no, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for dem som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel ved å melde seg opp til å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Mediafarm er databehandler, og står for utvikling og vedlikehold av nettstedet. WP Engine er vår driftsleverandør for Mediafarm.no.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun Mediafarm og WP Engine som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen databehandleravtale mellom Mediafarm og WP Engine regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

NETTSTATISTIKK

Mediafarm samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på Mediafarm.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics på Mediafarm.no, et gratis analyseverktøy som Skatteetaten, Lånekassen og svært mange andre offentlige og private virksomheter benytter på sine nettsider. Dette, og lignende analyseverktøy, samler inn blant annet IP-adresser som gir informasjon om de besøkendes adferd på nettstedene. Formålet med bruken av analyseverktøyet er å få kunnskap om de besøkendes behov, slik at nettstedet kan gjøres så brukertilpasset og velfungerende som mulig.

En IP-adresse er definert som en personopplysning fordi den kan spores tilbake til en bestemt maskinvare og dermed til en enkeltperson. Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Mediafarm har i en databehandleravtale med Google bestemt at den siste økten i brukerens IP-adresse blir angitt til null mens den er i minnet. IP-adressen 12.214.31.144 blir for eksempel endret til 12.214.31.0. (Hvis IP-adressen er en IPv6-adresse, blir de 80 siste av de 128 bitene angitt til null.) Først etter denne anonymiseringsprosessen blir forespørselen registrert for behandling. Den fullstendige IP-adressen blir ikke registrert på noe tidspunkt ettersom all anonymisering skjer i minnet nesten umiddelbart etter at forespørselen er mottatt. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

INFORMASJONSKAPSLER

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster inn en nettside.

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

FØLGENDE INFORMASJONSKAPSLER BRUKES PÅ MEDIAFARM.NO:

• Google Analytics bruker et sett med informasjonskapsler for å samle informasjon og rapportere statistikk om bruk av nettstedet, uten at enkelte besøkende identifiseres for Google. Hovedinformasjonskapselen som brukes av Google Analytics heter «__ga».

Informasjon fra dette verktøyet utleveres ikke fra Mediafarm til andre aktører.

Slik administrerer du informasjonskapsler (nettvett.no)

KONTAKTSKJEMA PÅ NETTSIDEN

På Mediafarm.no kan du be Mediafarm ta kontakt med deg for å bistå med våre tjenester, og vi ber da om navnet på en kontaktperson og kontaktinformasjon til denne. Personopplysninger vi får inn ved slike henvendelser blir ikke benyttet til andre formål enn å ta kontakt med de som henvender seg via kontaktskjema.

PROSJEKTSTYRING OG ARKIV

Microsoft Teams

Mediafarm bruker Microsoft Teams til samhandling i prosjekter og med elektronisk lagring av dokumenter. Deres personvernpolicy kan leses her: https://www.microsoft.com/nb-no/trust-center

Mediafarm behandler personopplysninger for å oppfylle tilsynets lovpålagte oppgaver etter bl.a. personopplysningslov, forvaltningslov, offentlighetslov og arkivlov.

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger.

Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven. Opplysninger som er nødvendig for behandling av klagesaker vil bli utlevert til Personvernnemnda som er Mediafarms klageorgan.

Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger.

PowerOffice (VISMA SOFTWARE)

Vi har en databehandleravtale med Visma Software, hvor vi har vårt prosjektstyrings- og regnskapssystem. Her lagrer vi følgende:
Navn, etternavn, e-postadresse, telefonummer, adresse til virksomheten, navn på prosjekt og kostnader knyttet til dette, ellers offentlig informasjon som bl.a. organisasjonsnummer.
Denne informasjonen bruker vi til å holde orden på prosjekter og regnskap, i tillegg til lovpålagte krav om bokføring.

E-POST OG TELEFON

Mediafarm benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle tilsynets lovpålagte oppgaver etter personopplysningslov og forvaltningslov. Daglig leder har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger knyttet til e-posten eller telefonsamtalen som mottas. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Saksbehandling og arkiv»).

Mediafarms medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres, bortsett fra at telefonsamtalen blir liggende i medarbeiderens liste på telefonen. Telefonsamtaler til vår veiledningstjeneste telles i anonym form.

OPPLYSNINGER OM ANSATTE

Mediafarm behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er daglig leder og administrasjon som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på tilsynets nettsider.

Alle stillingssøknader blir journalført i Mediafarms postjournal. Disse blir lagret i vårt elektroniske arkiv i cirka ett år før de makuleres. Det er daglig leder som er ansvarlig for dette.

UNNTAK:

• Alle stillingssøknader på avdelingsdirektørnivå bevares.
• Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem.

Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (dvs. at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet.

RETTIGHETER

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Mediafarm har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av Mediafarms systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Mediafarm ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Vennligst benytt kontaktinformasjonen nedenfor til slike forespørsler. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

KONTAKTINFORMASJON

E-post: thomas@Mediafarm.no
Telefon: +47 51 82 11 50
Postadresse: Maskinveien 24 , 4033 Stavanger
Org. nr 976 964 403
www.Mediafarm.no